Casos

Una mayor percepción en los informes de BCD Travel.

BCD Travel, empresa dedicada a la gestión global de viajes corporativos desde 1975, quería obtener más información sobre el desempeño de su organización. La necesidad de información cada vez más compleja se traducía en una demanda, cada vez mayor, de un proceso de reporting mejor y más efectivo. En esta entrevista, Cees Batenburg de BCD Travel explica más sobre el enfoque y los resultados de la implementación y soporte de SAP BPC.
Cees Batenburg, BCD Travel

«Este proyecto en realidad comenzó unos años antes», dice Cees Batenburg, Vicepresidente Senior de Contabilidad Global y Tesorería en BCD Travel. «Nuestras necesidades de reporting en los informes se volvieron cada vez más complejas, debido a nuestro crecimiento y situación económica. El clima económico en 2008 y 2009 no fue muy positivo, por lo que una organización como la nuestra debe reaccionar con la mayor rapidez para mantenerse saludable».

Demanda creciente de información

Para satisfacer esta creciente necesidad de información, elegimos un nuevo sistema de reporting; SAP BPC. Inicialmente, este nuevo sistema de informes solo se implementó en Europa, Medio Oriente y África (EMEA). Pero surgió en todo el mundo una necesidad creciente de capturar de manera efectiva la información del sistema. «Descubrimos una creciente necesidad de visualizar información del sistema a nivel global», dice Batenburg. «El sistema existente no nos proporcionaba el dinamismo y la flexibilidad que demandábamos para la elaboración de los informes.»

«EMEA ya estaba usando SAP BPC, por lo que pudimos ver cuáles eran las posibilidades. La herramienta nos atrajo desde el primer momento, por lo que no seguimos valorando más opciones», continúa Batenburg. «Además, introducir otro sistema junto al existente no habría tenido sentido desde el punto de vista de la eficiencia».

La externalización de nuestro soporte de aplicaciones garantiza la continuidad de nuestro sistema.

Cees Batenburg, BCD Travel

«No es evidente de por sí»

Batemburg está muy satisfecho con el progreso del proyecto. »El momento del ‘Go-live’ que habíamos imaginado se había cumplido. Esto puede sonar lógico, pero no es evidente de por sí en nuestra organización. ¿Cómo logramos el éxito?: se invirtió mucho esfuerzo por parte de Finext y BCD,» dice Batenburg, dando dos razones por las cuales el proyecto fue completado dentro del tiempo estimado. »Primero formulamos un objetivo claro. Al determinar los requisitos obtuvimos una visión clara de lo que queríamos. Finext tuvo un papel importante en esto.» »Basados en estos claros requisitos, realizamos una planificación específica», añade Jaap-Willem de Visser. De Visser estuvo estrechamente involucrado en el proyecto como líder de proyecto de Finext Performance Management.

«No te desvíes del camino»

«En segundo lugar, ceñirnos a lo básico», continúa Batenburg. A menudo surgen requisitos adicionales durante el proyecto y es muy tentador ampliar el alcance. «Experimentamos esos momentos también, pero aún así decidimos no hacerlo. Conoces tu ruta, así que no te desvíes del camino».

Después de la implementación de SAP BPC por parte de Finext, Swap Support se hizo cargo del hosting y el soporte. »Mediante la externalización del soporte de la aplicación garantizamos la continuidad de nuestro sistema,» dice Cees Batenburg.

«El sistema es tan bueno como la información que contiene»

Según Batenburg, mantenerse en ruta no solo tiene un efecto positivo en el progreso del proyecto, sino también en el impacto que el nuevo sistema de informes tiene en los usuarios finales. «Deseos adicionales como detalles en el sistema o en la forma de informar tienen un gran impacto en la organización. El sistema es tan bueno como los datos que contiene. En algunos casos los requisitos adicionales fueron implementados en el sistema, a la espera de que la organización estuviera preparada para utilizarlos. Esto facilitó su posterior implementación.».

«No subestimes el impacto del nuevo sistema. Si cambias demasiado, pierdes soporte», enfatiza Batenburg una vez más. «Estás excediendo el objetivo cuando consigues un hermoso sistema que nadie puede o quiere usar».

«A mayor conocimiento sobre el rendimiento, mayor control obtienes»

Cees Batenburg es positivo acerca de los resultados del nuevo proceso de reporting. «Nuestra organización realmente tiene una mejor percepción de nuestro desempeño ahora. En cuanto al reporting somos más flexibles y dinámicos, por lo que elaboramos nuestro informes y llevamos a cabo nuestros análisis con mayor rapidez «.

Está convencido de que esto tiene un impacto positivo en los resultados financieros. «A mayor conocimiento sobre el rendimiento, mayor control obtienes. Esto mejora la rentabilidad, aunque dicho impacto es difícil de medir «.

Sin reducción de FTEs

A menudo, una reducción de FTEs (Equivalente a Tiempo Completo) es uno de los objetivos deseados al elegir un nuevo sistema de reporting. Esto es algo en lo que Batenburg no está de acuerdo. «Ahora tengo más información a mi disposición. Si quisiera la misma visión usando el sistema anterior, necesitaría más personas». Notó una reducción en el personal externo. «Normalmente contratamos personas cuando compilamos las cuentas anuales, pero eso ya no es necesario. Ahorrar tiempo no significa reducir  FTEs, pero sí evita contratar personal adicional».

La base primero

Por el momento, Batenburg considera como principal mejora la accesibilidad de la información. El siguiente paso es mejorar la calidad de los datos ingresados. «Anteriormente, perdíamos cierta información que necesitábamos. Ahora que esa información ya está disponible, nos hemos dado cuenta de que todavía nos falta calidad en algunos elementos.» Bartenburg apuesta en primer lugar por una base sólida y a continuación, elevar la información a un nivel superior. «Porque debe venir de dentro de la organización; ahí es donde gradualmente debemos participar en el diálogo».

No debes subestimar el poder del contacto personal.

Cees Batenburg, BCD Travel

Lecciones aprendidas

Cuando se le pide que reflexione sobre ambos proyectos, Batenburg indica que ha tenido en cuenta las «lecciones aprendidas» durante el Proyecto EMEA a la hora de implementar el proyecto  de reporting global. «En el primer proyecto, los requisitos y el objetivo no eran lo suficientemente claros. Esto te lleva a plantearte distintas cuestiones; ¿Cuáles son las posibilidades, qué es lo que queremos? Claramente lo manejamos de manera diferente en el proyecto global». Una segunda lección fue hacer una estimación realista de la disponibilidad del personal interno. «Fuimos demasiado optimistas sobre la disponibilidad de los recursos internos», dice Batenburg. «Cuando se produce una discrepancia entre la disponibilidad planificada y la realidad, hay dos consecuencias: varias personas necesitan trabajar horas extras, además de correr el riesgo de dejarte cosas por el camino».

Interacción durante la formación

Una última lección que aprendió BCD Travel fue la de invertir tiempo en formar a los usuarios finales. «Más tiempo para formación, tanto antes como durante el proceso, y más a menudo», dice Batenburg. «No pedimos la opinión de todos los países al determinar los requisitos a propósito, para no perder el enfoque. En cambio, elegimos la interacción durante la formación. Durante la reciente formación llevada a cabo en Singapur, quedó claro lo significativa que es para los usuarios finales en los distintos países. Usamos mucha comunicación online, pero el cara a cara brinda los mejores resultados en estos casos.

“No digas siempre sí”

«Finext fue una parte muy importante del proyecto», dice Batenburg. «Ellos tienen un gran conocimiento del producto, combinado con experiencia en procesos financieros. Además, el rol del líder del proyecto es muy importante».

Además de eso, valora mucho el desempeño crítico del rol de consejero. «No estoy buscando un asesor que siempre esté de acuerdo con todo lo que digo; ya que eso podría hacerlo yo mismo. En realidad estoy buscando a alguien que me desafíe. Afortunadamente, esto fue motivo de muchas conversaciones sobre los contenidos con el equipo del proyecto. Para tener una discusión sustantiva y sólida tiene que haber cierta conexión, una relación comercial sana», dice Batenburg. «O en realidad más que eso, durante un proyecto de este tipo, parece que os estáis convirtiendo en colegas».

En BCD Travel han creado deliberadamente una «sala de guerra» en la que el equipo de Finext y la gente de BCD podían conjuntamente poner el proyecto en funcionamiento. «Si nuestra gente se queda en su propia oficina, es difícil para ellos desconectarse de su trabajo diario», concluye Batenburg. «No debes subestimar el poder del contacto personal. Una mejor comunicación viene de compartir el mismo espacio de oficina».

Texto: Danielle Gruijs
Fotografía: NFP Photography