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SAP BPC aporta estabilidad a Endemol

Endemol Shine Group, con más de 80 subsidiarias en 31 países, buscaba estabilidad en sus sistemas de información financiera. La implementación y posterior externalización del hosting y soporte de SAP Business Planning and Consolidation (BPC) dio lugar a una plataforma de gestión de la información fiable. Michel Vermeij y Pascal Pater de Endemol explican cómo esto logró aportar estabilidad tanto al departamento IT como al grupo de controllers y usuarios finales.
De izquierda a derecha: Michel Vermeij (Endemol), Wietse Mol (Swap Support), Pascal Pater (Endemol)

Endemol Group lleva utilizando SAP BPC para sus análisis financieros desde hace mucho tiempo. Hace unos años, la dirección se enfrentó a la decisión de elegir entre un hosting y mantenimiento interno o externo. “Era una oportunidad para establecer internamente SAP BPC,” cuenta Pascal Pater, Head of Group IT en Endemol. “SAP BPC ha sido siempre un asunto difícil dentro del departamento TIC interno. A los administradores del sistema les suele costar entender SAP BPC, así como trabajar de una manera técnica, lo que generaba retrasos en las fechas de entrega. Por esta razón decidimos externalizar el mantenimiento a expertos con un conocimiento más profundo de la aplicación.”

“El soporte interno hará que pronto nos quedemos atrás ”

“Al parecer, el equipo IT tiene dificultades para comprender SAP BPC,” continúa. “Los responsables del sistema suelen estar concentrados en otras tareas, haciendo que SAP BPC acabe abandonado,” asegura Michel Vermeij, controller en Endemol. “Un profesional con experiencia en la herramienta es más valioso siendo externo. Si eliges internalizar el servicio, te quedarás atrás. Este fue un punto importante en nuestra decisión de externalizar el hosting y soporte.”

Después de la implementación de SAP BPC por parte de la consultora Finext, Endemol ha externalizado el hosting y mantenimiento de sus procesos financieros a Swap Support. “Como empresa hermana de Finext trabajamos conjuntamente con implementaciones, hosting y soporte,” afirma Wietse Mol, quien cuenta con una amplia experiencia en los sistemas financieros de Endemol tras haber trabajado con ellos tanto en Swap como en Finext. “Nuestra experiencia con Finext siempre ha sido satisfactoria, en cuanto a soporte y relación,” añade Michel Vermeij.

SAP BPC: un sistema flexible 

“En Endemol Group tenemos sistemas de gran complejidad que requieren estar disponibles las 24 horas del día, 7 días a la semana,” afirma Michel Vermeij. “Sólo con mencionar el nombre de Endemol la gente piensa en programas como ‘Masterchef’, pero ahora mismo tenemos 80 compañías en 31 países y la mayor parte de nuestro volumen de negocios viene del exterior. En Australia trabajan de noche, en Oriente Medio en domingo, por lo que el sistema necesita estar abierto a todas horas.”

Además, los sistemas de Reporting financiero están caracterizados por tener una gran demanda, añade Michel Vermeij. “Alrededor de 100 personas usan el sistema de forma intensiva durante 3 ó 4 días al mes, el resto del tiempo sólo acceden algunos usuarios en la oficina central. Pero durante esos cuatro días, el sistema es fundamental para toda la organización, sobre todo a nivel de dirección.”

“Durante los momentos de mayor demanda necesitamos soluciones rápidas en caso de que algo vaya mal. Existe una razón por la que externalizar el servicio, y es que quería tener garantizado un sistema flexible para SAP BPC,” afirma Pascal Pater. “De otra forma, dependes del soporte de SAP en India, Irlanda o EEUU y a semejante distancia te conviertes en un ticket más. Un socio local te aporta hosting y soporte gracias a una línea directa, sin procedimientos eternos. De esta manera todo es más rápido y eficiente, lo cual es esencial durante un cierre.”

Los sistemas de Reporting financiero están caracterizados por tener una gran demanda.

Michel Vermeij, Endemol Group

“La responsabilidad de la funcionalidad del producto recae sobre SAP,” añade Wietse Mol. “Pero debido a  que numerosos problemas están relacionados con un sistema en concreto de la organización, necesitas profesionales que lo conozcan.”

Migración

Según Pascal Pater y Michel Vermeij, el proceso de migración de una gestión interna a externa fue un éxito. “A los administradores del sistema externo se les dio suficiente espacio para una configuración sólida de los sistemas técnicos y la infraestructura. Después de eso, la migración de datos fue perfecta “, dice Pascal Pater. “En lugar de ir a la puerta A, ahora vamos a la puerta B.” Michel Vermeij dice que apenas notó el proceso de migración. “La transición fue oportuna; no notamos mucho impacto en los sistemas financieros durante la migración “.

Además, un proceso de migración es un buen momento para pasar a la próxima versión del sistema de información de gestión. “Durante la migración y externalización de datos también migramos a la próxima versión de SAP BPC”, dice Wietse Mol.

Estabilidad interna

Vermeij y Pater son positivos acerca de los resultados de la externalización de hosting y soporte. “Los profesionales de Swap Support hacen todo lo posible por encontrar una solución; nada de horarios fijos, se centran en el resultado”, dice Vermeij.

“Da lugar a un entorno controlado, estable y seguro”, dice Pascal Pater. “Ya no me molestan los parches, servidores y demás, y puedo vigilar todo a través de los informes. De esta forma, todavía controlo quién hace qué en el sistema y cómo, incluida la parte de soporte externo “.

“Si algo sale mal, ahora contamos con un soporte de respaldo que conoce todos los pormenores del producto, y también de nuestra configuración específica”, dice Michel Vermeij. “Esto tiene un efecto positivo en cuanto al tiempo de respuesta. Si, como sucede a menudo, hay problemas durante el cierre, ya sea trimestral o anual, si el teléfono es respondido de inmediato y el problema se empieza a resolver al momento, has ganado una hora de tu tiempo”.

Swap Support tiene conocimiento real del producto, el hardware y el sistema operativo, además de contar con un equipo de gran calidad en todos los frentes, tanto a nivel funcional como técnico. Conocen bien nuestra aplicación y entienden nuestro negocio.

Michel Vermeij, Endemol Group

“Esto genera estabilidad dentro del entorno IT interno”, dice Pascal Pater. “Nos da tiempo para ocuparnos de otros asuntos”. En Endemol se enfrentan a muchos desarrollos que afectan el funcionamiento diario. “Recibimos muchas preguntas ad hoc, nuevos cálculos y escenarios, que ahora podemos abordar adecuadamente”, dice Michel Vermeij. “Esto demuestra por qué es importante que los sistemas sean estables y flexibles”, continúa Pascal Pater.

Reputación ante las subsidiarias

Los usuarios finales dentro de Endemol también son positivos. “La disponibilidad del sistema es muy alta”, dice Michel Vermeij. “Ahora funciona mejor que antes”. “La disponibilidad del sistema está garantizada y el entorno es seguro”. Además, la velocidad y el rendimiento del sistema son muy buenos “, dice Pascal Pater. “Es simplemente un entorno muy eficiente”.

Pascal identifica otro beneficio adicional. “Es parte de nuestra reputación con las subsidiarias; podemos ofrecer un entorno estable y un buen soporte grupal “.

Proyectos, hosting y soporte en conjunto

La combinación de la experiencia externa necesaria en implementación, hosting y soporte le otorga a Endemol un punto focal en la externalización para todas las actividades de informes de gestión. “Tienen un conocimiento real del producto, el hardware y el sistema operativo, además de contar con un equipo de gran calidad en todos los frentes, tanto a nivel funcional como técnico”, dice Michel Vermeij. “La gente conoce bien nuestra aplicación y entiende nuestro negocio”.

“Además del hosting y el soporte de la organización, también podemos implementar el proyecto de empresa de nuestra organización hermana”, dice Wietse Mol.“Nuestro equipo de soporte no está equipado para llevar a cabo implementaciones a gran escala; entre nosotros podemos decidir qué trabajo es necesario en cada momento.”

SAP en la nube

En el futuro, Pascal Pater apuesta por un modelo SaaS para la consolidación financiera y la presentación de informes. “Queremos poder comprar servicios cuando la compañía los requiera. Una cantidad fija por usuario, por servicio, por mes es el futuro. Es flexible y transparente”. “SAP necesita adoptar servicios en la nube, pero a través de los socios “, continúa. “Definitivamente, los socios tienen un valor agregado potencial para la configuración y administración de la plataforma. Además, la relación con el cliente es de vital importancia y también es mejor para SAP. Una organización local para el hosting y el soporte tiene una mentalidad abierta a la hora de buscar soluciones porque también trabajan con otros productos. “

“Pensar más allá de las viejas estructuras IT”

Cuando las organizaciones que buscan estabilidad en sus sistemas de información financiera le piden consejo, Pascal Pater dice: “A veces, en IT, se deben entregar los problemas a los expertos. Los sistemas de información financiera son fundamentales para una organización, por lo tanto, elija la estabilidad, consulte a los expertos y trate de pensar más allá de las estructuras IT anteriores “.

Texto: Danielle Gruijs
Fotografía: Kees-Jan Bakker Fotografie