Casos

Confianza y precisión en Parnassia

El grupo Parnassia, líder en el tratamiento de la salud mental, estaba formado por numerosas fusiones. La consolidación mediante SAP BPC, apoya las necesidades de la organización, mediante cifras precisas y en las que se pudiese confiar.
De izquierda a derecha: Leon van Beurden, Olaf Looije (Swap Support), Gerben Gerritsen and Gert-Jan van den Berg (Finext Performance Management).

El Grupo Parnassia fue formado por la unión de numerosas fusiones. En 2008 se convirtió en una sociedad de Responsabilidad Limitada, conllevando a una consolidación obligatoria de la compañía” dice Gerben Gerritsen, del grupo Parnassia. Con más de 8000 empleados y 560 oficinas. El grupo que ofrece una gran variedad de disciplinas y atención clínica especializada en referencia a la salud mental. “La reestructuración no fue fácil. Utilizábamos Excel para la consolidación, la cual tiene grandes desventajas, como el hecho de que el software de entrada de datos es propenso a errores. Queríamos mejorar la eficiencia. Es más, el departamento de finanzas quería hacer los controles en el proceso de consolidación más robustos”

El Grupo Parnassia ha elegido SAP BPC como su solución de consolidación. Este es un paso lógico dada la elección anterior por parte de la empresa de elegir SAP BPC para su proceso de planificación. “En 2010, implementamos SAP BPC para apoyar los procesos de presupuestación y previsiones. Se utiliza para la planificar, reportar el número de personal y las horas de trabajo requeridas.” dice Leon Van Beurden del Grupo Parnassia.

Cadena de proyecto, hosting y soporte.

Desde la implementación de la solución de planning, el grupo Parnassia ha subcontratado el hosting y el soporte de SAP BPC con Swap Support. “El año pasado tuvimos que elegir una herramienta para el proceso de consolidación. El equipo de Swap Support nos dijo que su empresa hermana, Finext, había desarrollado una plantilla de consolidación en SAP BPC. La solución se puede implementar rápidamente desde esta plantilla.”

La cooperación entre Swap Support y Finext garantiza una integración perfecta entre el proyecto, el hosting y el soporte.

Leon van Beurden, Parnassia Groep

“Normalmente hacemos una diferenciación entre cambios y proyectos” explica Olaf Looije, de Swap Support. “Nos ocupamos de los cambios desde nuestro papel de empresa de alojamiento y soporte y para los proyectos trabajamos junto con nuestra empresa hermana Finext ”. Tanto Gerben como Leon, son positivos en referencia a esta cadena de valor. “Nunca noté que fueran empresas separadas, ya que las veo como un único equipo impulsado por el conocimiento” dice Gerben. “Es una forma agradable de trabajar” concuerda Leon. “La cooperación garantiza una integración perfecta entre el proyecto, hosting y soporte”

El trabajo en equipo lo es todo

El grupo Parnassia prefiere externalizar el hosting y el soporte de la solución EPM, “Nos proporciona un respaldo para esos momentos en los que estoy atascado” dice Leon. “El trabajo en equipo lo es todo y con el apoyo de Swap Support, no estoy solo.” Olaf añade “A veces tenemos proyectos o solicitudes de información, en los que nos preguntamos juntos cuál es la mejor solución. Ocho de cada diez veces Leon puede continuar solo después de tal sesión. En las otras dos sesiones le asistimos. La aplicación de planificación, por ejemplo, presentaba problemas de rendimiento, los cuales resolvimos juntos”. “Tengo mucha fe en los colegas de Swap Support. Cada pregunta que hago, es respondida” dice Leon.

Implementación sencilla

La implementacion de la nueva solución de consolidación fue sencilla gracias al uso de la plantilla. “Esta plantilla FIT se basa en las mejores prácticas y en las experiencias combinadas de los empleados de Finext”, explica Gert-Jan Van den Berg, de Finext. “Puede realizar rápidamente una implementación completa de una solución de consolidación”. “Primero, organizamos talleres exploratorios para juzgar si la plantilla ofrecía una solución adecuada” dice Olaf. “Parece que se ajusta bien a Parnassia, sobre todo porque tienen experiencia en Excel. Debido a la experiencia que tiene Parnassia de establecer procesos de consolidación, pueden adaptarlos fácilmente a través del uso de la plantilla”.

“Es un desperdicio inventar la rueda de nuevo” dice Gerben. Dice Gert-Jan “Las mejores prácticas de la plantilla proporcionan simplicidad”. “Puedes empezar en un nivel fundamental y preguntar, ¿es esto satisfactorio, y qué más necesitamos?” La plantilla ofrece posibilidades de funcionalidades adicionales. Para el Grupo Parnassia, poder acceder al mayor nivel de detalle disponible (drill-through en inglés) era un complemento necesario. “Agregar el drill-through a la plantilla fue genial; ahora incluso aplicamos el drill-through en la solución de planificación” dice Leon.

Elecciones fáciles

Es necesario tomar una serie de decisiones durante la implementación de un nuevo proceso de consolidación; la plantilla, proporciona el marco adecuado.

“La puesta a punto durante las sesiones previas es muy importante”, dice Gerben. “La plantilla, es útil para la toma de decisiones iniciales sobre la implementación.” “Por ejemplo, reservar la retirada de capital. En Finext lo hacemos de dos formas diferentes, que podemos resumir fácilmente. Esto facilita la toma de decisiones conjunta ” dice Olaf. “Durante las sesiones Olaf y Gert-Jan, plantearon preguntas críticas, obligándonos a tomar decisiones” añade Leon.

“Hay otra opción que es fundamental: ¿Por qué no utilizar la herramienta de planificación SAP BPC?” dice Olaf. “Nosotros aconsejamos que una aplicación debe de hacer lo que se supone que debe hacer; en este caso, consolidar”. “Seguimos contentos con esta decisión. La consolidación es una fase preparatoria para las cuentas anuales, en la cual ya no se presta atención a los detalles relacionados con los centro de coste; si se desea hacer eso, se vuelve muy compleja y laboriosa” explica Gerben.

“El progreso fue muy positivo” dice Gerben. “La velocidad, las vías directas de comunicación y la confianza de los managers nos dieron una mayor flexibilidad”. “Comenzamos la semana antes de Navidad y pudimos entregarlo a principios de febrero” dice Gert-Jan.

Perfeccionamiento

“El único efecto desacelerador fue la entrada de datos en SAP FICO”, continúa Leon. “En SAP BPC necesitamos detalles sobre ciertos componentes que eran difíciles de extraer de SAP FICO”. “En la nueva solución de consolidación, necesitábamos introducir una serie de mejoras, como pruebas de detalle, las cuales eran innecesarias en Excel”, explica Gerben. “Pero esto también nos proporciona otras cosas, como la seguridad de que los datos no contienen errores. Además, pocas personas entienden la consolidación a través de hojas de Excel, por lo que ahora no somos ya dependientes de una sola persona. Podremos asignar parte del trabajo a otros compañeros, lo que nos permitirá a nosotros centrarnos en otras cosas”.

La nueva solución tiene muchos beneficios, como la seguridad de que los datos no contienen errores.

Gerben Gerritsen, Parnassia Groep

“Además, el Grupo Parnassia tiene previsto consolidar cada trimestre, en lugar de una vez al año. La nueva solución de consolidación ahorrará tiempo”, dice Olaf. “El análisis de las cifras también mejorará”, concluye Gerben.

Leon y Gerben ya están planeando los próximos pasos. “También queremos integrar los precios de coste”, dice Leon. “También se puede importar un forecast o un planning desde la aplicación de planificación a la consolidación, de modo que se pueda ver si se está por arriba o por debajo del presupuesto. Esta opción ha sido ya incorporada.”, indica Olaf. Aparte de eso, Gerben espera también que se tomen medidas con respecto a los estados del flujo de caja. “Al igual que todos los demás en el sector de la atención médica, nosotros también debemos hacer recortes. Una visión más profunda de los estados de flujo de caja ayudaría.”

Paso a paso

Cuando se les pregunta por consejos sobre la implementación de una solución de EPM, Leon y Gerben reaccionan unánimemente. “Organiza reuniones regulares con todas las disciplinas, no hagas mucho de una sola vez, trabaja por fases. Empiece, marque y asegúrelo, solo entonces, debe pasar a la siguiente fase.”

Texto: Danielle Gruijs
Imagen: Mariske Krijgsman