Casos

Action: hosting y soporte rentable

Para Action, empresa minorista fundada en los Países Bajos con más de 1700 tiendas repartidas en Europa, la conciencia de los costes es fundamental, y por ello, al externalizar el hosting y el soporte de Oracle HFM, sus sistemas financieros están asegurados de forma rentable. Los niveles de servicio disponibles para el hosting y el soporte son flexibles y ampliables en función del crecimiento de la empresa.
Fundada en los Países Bajos, la compañía tiene más de 1700 tiendas en 8 países.

Action optó por externalizar el hosting y el soporte de Oracle HFM justo después de seleccionar dicho sistema financiero. «Dado que el único departamento de Action que utiliza HFM es el financiero, decidimos asignar un administrador funcional en finanzas en lugar de en TI, y subcontratar a un tercero», afirma Jakub Kawecki, controller financiero en Action. «Queríamos conocimiento especializado a disposición de nuestros usuarios finales».

Action es una empresa minorista de descuentos de productos no alimentarios con un rápido crecimiento, y un modelo de negocio sencillo y exitoso, que opera en los Países Bajos, Bélgica, Francia, Alemania, Luxemburgo, Austria, Polonia y la República Checa, en los cuales actualmente cuenta con más de 1700 tiendas.

Simplicidad y conciencia de los costes

Antes de decidirse por el nuevo sistema financiero, Action estudió también otras alternativas. «Oracle HFM y la correspondiente solución de hosting eran las que mejor se adaptaban a nuestra forma de trabajar», afirma Jakub.

La externalización del hosting de Oracle HFM apoya la estrategia de Action. «Dos de nuestros valores clave son la sencillez y la conciencia de los costes. Con el hosting en Swap Support, creemos que cumplimos estos valores, ya que obtenemos una buena relación calidad-precio», afirma Jakub. Además, el hecho de no tener servidores propios en las instalaciones coincide con la estrategia de reducción de activos de la empresa.

Queríamos un servicio de guardia para el soporte IT basado en un acuerdo de nivel de servicio, apoyo durante las vacaciones y un socio profesional para los problemas.

Thomas Koelemeijer

Externalización del hosting y el soporte en función del crecimiento

La empresa pretendía alcanzar varios objetivos empresariales mediante la subcontratación de Swap Support. «Buscábamos un conocimiento maduro sobre HFM», afirma Thomas Koelemeijer, Controller Financiero del Grupo Action. » Queríamos un servicio de guardia para el soporte IT basado en un acuerdo de nivel de servicio, apoyo durante las vacaciones y un socio profesional para los problemas «.

Para empresas de rápido crecimiento como Action, el nivel de soporte necesario puede ser un dilema. Este dilema se resolvió con un acuerdo de servicio flexible, que permite ampliar los niveles de asistencia en función del crecimiento de la empresa. «Al principio, no teníamos un administrador funcional interno a tiempo completo, pero a medida que Action crecía y aumentaba la dependencia de la herramienta, decidimos contratar a un administrador funcional dedicado. Además, empezamos con un acuerdo de caballeros con Swap Support, pero hace dos años, renegociamos esta situación inicial a una más madura con un SLA (Nivel de Acuerdo en el Servicio). El SLA ayuda a evitar malentendidos o expectativas poco realistas», dice Jakub.

Nos hace sentir seguros. Sabemos que cuando algo va mal, seremos informados. En situaciones urgentes, podemos recurrir a nuestros colegas de Swap y esperar un soporte rápido y una discusión justa.

Jakub Kawecki

Punto de contacto único para todas las preguntas sobre Oracle HFM

Como Action subcontrata tanto el hosting como el soporte de Oracle HFM, los usuarios pueden dirigirse a un único punto de contacto para todas sus preguntas. El equipo está entusiasmado con este enfoque de punto de contacto único. «Lo encontramos fácil de usar y práctico. Además, sabemos que la otra parte entiende realmente el problema».

Tanto Jakub como Thomas valoran positivamente la calidad del soporte que reciben. «Nos hace sentir seguros. Sabemos que cuando algo va mal, seremos informados. En situaciones urgentes, podemos recurrir a nuestros colegas de Swap y esperar un soporte rápido y una discusión justa.»

El roadmap se elabora también con los especialistas de Swap. «Hay discusiones y sugerencias francas, que apreciamos mucho. La estrecha relación de trabajo y el apoyo que recibimos hacen que nuestro futuro entorno IT esté conectado. Vemos el futuro brillante y nítido», dice Jakub.

Sentirse seguro no tiene precio

Jakub y Thomas esperan que la colaboración con Swap Support continúe en el futuro. «Es bueno poder centrarse en la resolución de retos dentro de tu organización, sabiendo que hay especialistas con los que puedes contar. El hecho de que podamos sentirnos seguros y hacer un seguimiento de nuestro propio negocio no tiene precio.»